Oggi si sente sempre più parlare della possibilità di conservare e custodire in maniera sicura file e documenti informatici. La questione diventa ancora più importante quando il documento da preservare nel tempo racconta la storia clinica del soggetto e l'iter delle cure che sono state svolte. Si parla questo proposito di conservazione sostitutiva della cartella clinica.
Ecco tutto quello che c'è da sapere, come eseguirla ed essere al passo con l'evoluzione digitale.
L'importanza e i benefici della cartella clinica elettronica
Oggi i documenti e i file, comprese le cartelle cliniche, sono soggetti alla conservazione sostitutiva, una speciale procedura basata su regole informatiche specifiche che permette di garantire la validità dei documenti nonostante il decorso del tempo. In mancanza della conservazione sostitutiva il rischio di non poter reperire informazioni e dati sensibili importanti sarebbe altissimo, senza contare i danni che ne conseguono. Una volta che i documenti vanno smarriti sarà molto difficile potersi rapportare con le amministrazioni pubbliche o risalire, e conseguentemente provare, certi dati e determinati eventi accaduti in passato. Impossibile sarà anche instaurare eventuali cause per far valere i propri diritti davanti ad un Giudice. La conservazione sostitutiva dei file e della cartella clinica elettronica (come descritto qui https://www.savinosolution.com/2017/10/18/la-cartella-clinica-informatizzata-non-la-cartella-clinica-elettronica/) consente anche un considerevole risparmio e si rivela anche un modo per dare una concreta mano all'ambiente, visto che abbatte completamente tempi e costi per la stampa dei file. Questo tipo di conservazione è stata definita da più parti quale efficace antidoto contro la macchinosa burocrazia che da sempre contraddistingue l'Italia. La procedura digitale di conservazione permette infatti di snellire procedure e l'accesso diretto agli atti.
Cartella clinica elettronica: il passaggio necessario al digitale
Negli ultimi anni il numero delle società che passano definitivamente al digitale è così significativo che ha reso la conservazione sostitutiva non solo disciplinata dalla legge, ma nei fatti anche irrinunciabile. Del resto lo scambio di informazioni e dati clinici, fra società, aziende ospedaliere e pubbliche amministrazioni, avviene proprio attraverso i processi digitalizzati, in certi casi anche in modalità completamente automatizzata. Nonostante la nostra nazione si dimostri storicamente molto conformista e restia ai cambiamenti, è pur vero che la digitalizzazione in ambito clinico sia stata ormai accolta di buon grado, anche perché semplifica la quotidianità e offre anche maggiore sicurezza ai pazienti rispetto al cartaceo. Nello specifico la conservazione si fonda sul versamento, archiviazione e distribuzione. Il primo passo consiste nell'acquisizione digitale del documento clinico, il secondo nella conservazione sicura e il terzo nella trasmissione a terzi. La gestione di ogni cartella clinica avviene quindi in maniera completa e accurata, sulla base di un percorso integrato e che prevede i tre step descritti. La cartella racchiude tutti i dati che riguardano la farmacologica del paziente, nel rispetto del modello organizzativo sanitario, in modo da garantirne la validità nel tempo.
Cartella clinica elettronica: servizio
I servizi di conservazione sostitutiva non sono tutti uguali. Bisogna sempre diffidare da coloro che offrono una conservazione a basso costo, perché ciò non è indice di affidabilità e sicurezza. Ogni Responsabile della Conservazione deve essere scelto accuratamente, tenuto conto anche dei feedback che ha ricevuto e dall'esperienza maturata nel settore. Buona regola è quindi puntare su un servizio di qualità e su scoietà che si occupano da anni di conservazione digitale con successo.